使用泰格声像防磁柜完善法院诉讼档案的规范化管理2013/05/29

法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分，其中诉讼档案更是国家档案的重要专业档案，是法院审判、执行活动的真实记录，是展示法院审判历史面貌的重要凭证，是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和保障条件。在经济社会高速发展的今天，法院诉讼档案的拥有量和使用量日益增多，这也对法院档案的管理工作特别是诉讼档案的管理工作提出了更高要求。档案人员要在充分认识诉讼档案管理工作特点及存在问题的基础上，把档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，以便更好地发挥诉讼档案服务审判、保障审判的职能作用。

一、诉讼档案的定义和特点

诉讼档案是法院在审理案件过程中形成的有价值的历史记录，是法院审判工作和其他各项工作的重要依据和必要条件，主要可分为民事、刑事和行政诉讼档案3类。与其他档案类别相比，诉讼档案有着自己鲜明的特点。

1.一案一号作为诉讼档案最基本的特点，是指法院审结的案件从立案到结案形成的所有材料在转化为诉讼档案后，编成的一个档案号。诉讼档案的档案号一般由“年度-类别-案卷号”组成，具体到一个档案号的诉讼档案，组成案卷的数量不尽一致，少则二至三册，多则十几册。

2.人民法院在审理各类案件时，必须按照相应诉讼法规定的审判程序进行，即诉讼档案的形成受相应的诉讼程序制约，组卷方法单一，形式固定，案卷内的诉讼文书材料严格按照审判程序和产生时间的先后顺序排列，而不能像其他文书档案那样灵活多样。

3.诉讼档案具有特定的法律效力，判决书、裁定书、调解书等法律

文书都是具有法律效力的材料，有很强的强制力和约束力，且不因时间、空间的变化而变化。

4.诉讼档案是诉讼活动的原始记录，特别是阅卷笔录、庭审笔录、合议庭笔录、审委会笔录、宣判笔录等笔录材料。这就要求案件承办人和档案管理人员要认真负责，一丝不苟，确保诉讼档案的全面和安全。

5.诉讼档案与审判员、书记员有着密切关系，从案卷立卷、制作、收集、整理、归档都由案件承办人及其书记员完成，因此其业务指导工作的范围是所有审判部门，业务指导工作的对象是每一位审判人员，不像一般的行政机关档案业务指导工作的范围主要是文书处理部门或有关业务部门，业务指导工作的对象是具体负责立卷的工作人员。

6.法院诉讼档案的利用率很高，社会需求量很大。近三年来，我院每年为相关部门及当事人等提供调阅查阅的诉讼档案数量都超过了2000册。目前，诉讼档案的利用主要有三方面：一是本院各部门开展审判工作、执行工作的需要；二是以公安机关、检察机关、纪检监察及上级法院为主的外单位工作的需要；三是人民群众维护自身合法权益的需要。长期以来，诉讼档案为法院各项工作、为公安机关、检察机关和社会各项事业提供了积极服务；为有力打击犯罪、保护企事业单位和人民群众的合法权益提供了有力保障；为维护社会秩序、促进经济发展和社会和谐稳定作出了良好贡献。

二、诉讼档案管理存在的问题和不足

随着我国法制建设的不断深入以及人民群众法律意识的普遍提高，法院的诉讼档案也发挥出了越来越大的作用。但也应清醒地认识到，目前诉讼档案管理工作还存在着一些问题和不足。

1.对诉讼档案信息化、数字化、电子化建设不够重视。由于我国普法教育的深入，人们运用法律武器保护自己合法权益的意识已普遍提高，这直接导致诉至法院的案件数量大幅度上升，诉讼档案数量也随之急速增加。然而数量如此庞大的诉讼档案并没有形成完整的电子档案，大部分时候使用的还是纸质档案。有些即便把案件内容及时录入了计算机，也不备份、不存档，一旦计算机出现故障、网络出现问题，这些电子档案就很容易损毁、丢失，从而造成不可挽回的损失。

2.档案管理水平参差不齐，整体素质不高。法院诉讼档案是专业性极强的档案，可具有一定法律基础的档案专业毕业人员相对稀缺，导致档案人员整体素质不高，工作适应能力不强，一下子很难接受法院档案管理的系统化、网络化、信息化，对进一步研究和探索诉讼档案管理，促进诉讼档案管理发展有一定的局限性。

3.档案管理规定落后，缺乏相关制度化。目前实施的《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991年制定的，随着社会经济的高速发展，该管理办法已跟不上法院审判工作实际的步伐，对诉讼档案中新产生材料的收集、整理都缺乏相应的制度规定及参照，导致诉讼档案材料漏失不全的现象比较突出。

4. 档案硬件设备老化，跟不上时代发展。虽然档案管理工作已配备了计算机等基本办公设备，但扫描仪、消毒柜、防磁柜等专业档案设备还不够完备。有的即便配备了专业设备，也由于没有专业人士指导，从而未能将这些设备充分利用起来。另一方面，诉讼档案的激增，对已有档案库房的容量又是一个严峻考验。

三、推进诉讼档案规范化管理的应对措施

1.加快进程，推进诉讼档案电子化。电子档案相对纸质档案来说，具有更稳定、更方便、更有利于长期保存和提供利用的优点。为了更好地方便诉讼档案的合理使用，一是要提高对原始纸质档案的录入速度和效率，逐步实现软件管理；二是要实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学地管理好新型档案材料；三是要规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。

2.加强领导，提高档案人员专业素质。对档案工作认识重视程度和意识态度决定着法院开展档案管理工作的成效，因此，一是要将档案管理工作列入年度综合目标绩效考核制度，引起相关领导的重视；二是要适时组织档案管理人员到档案行政管理部门举办的培训班、技能班进行继续教育和学习，进一步提高档案人员的能力和水平，促进档案的规范化、标准化、现代化管理；三是要引进人才，招聘一些具有专业知识的档案科班毕业生或技术人员到档案队伍中来，从整体上提高档案人员的专业素质；四是要在档案工作中始终坚持改革创新，积极探索，运用现代科学技术手段开展档案工作，不断提高档案工作实效，保证档案工作可持续发展。

3.加强制度建设，保证档案工作长效管理。加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一是要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范工作规程；二是要实行报结案审查制度，每月报结案的同时将案卷材料整理装订后交由审判监督庭审查；三是要确定归档限期制度，严格办理诉讼档案移交手续，编制归档目录，做到归档及时，归档材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一套借阅、查阅档案规定，严格规范诉讼档案管理，及时对所借出档案的借卷时间、借卷数量、借卷人姓名、部门等信息进行登记，有条件的还可以进行电子化管理，即将相关借卷信息输入数据库；五是要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等不符合档案管理制度的情况在法院公示栏进行通报。

4.加强基础工作，实现档案工作便民利民。加强档案基础管理工作，是加快档案信息化建设，实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的基础。一是要进一步加大软硬件设施建设，配备必要的专业档案设备，改善档案装备条件，扩充档案库房容量，实现档案工作的便捷操作，提高档案管理的整体水平；二是要规范统一分类号，保证准确检索，用关键词代替主题词，简化查找实际，提高效率；三是要向社会公布查阅法院诉讼档案的相关程序和手续，以及法院档案部门的办公电话等，以保证当事人、代理人能够及时有效地调取、查阅、复印到其需要的诉讼档案材料。

当前，随着社会经济的飞速发展和人民群众法律意识的普遍提高，法院审理的各类案件不断增加，这直接导致法院档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案载体日益多样。因此，如何进一步加强法院诉讼档案的规范化管理，推进“司法便民”的理念，关键还是在于人。必须加强档案人才的培养，提高档案人员的素质，造就一支既具有扎实丰富档案专业知识，又熟悉法院工作流程、了解法律法规，还具有良好计算机操作技能的高层次、复合型档案管理人才队伍。作为法院的档案管理人员，一方面要热爱档案事业，乐于奉献，甘于寂寞，敢于吃苦，另一方面，更要不断提高个人的能力水平，不断更新自身的知识结构，为进一步做好法院档案工作奠定坚实基础。